Chăn Điện / Đệm Điện / Chăn Giữ Nhiệt KOTTMANN CHLB Đức Tủ sấy quần áo Hàn Quốc BẾP ĐÔI ĐIỆN TỪ ÂM SÀN GERTECH GT-5208 NHẬP KHẨU ĐỨC Bếp đôi điện từ Gertech GT-I5201 (Model 2019) Máy xay sinh tố công nghiệp Gertech GT-2268 Đức Máy xay nấu độ ồn thấp Gertech GT-006 nhập khẩu Đức Máy xay nấu tiện lợi RANBEM SALE LỚN BẾP HỒNG NGOẠI VMH-1001 GIÁ RẺ Nồi chiên không dầu Chef-Chef 6.5L chính hãng Nồi chiên không dầu Chef-Chef 6.5L chính hãng Máy xay sinh tố công nghiệp OSHKA HD-03 Japan MÁY XAY SINH TỐ OSHIKA HD-02 NHẬT BẢN BẾP TỪ CÔNG NGHIỆP 8000W CHÍNH HÃNG BẾP TỪ CÔNG NGHIỆP GIÁ TỐT Máy xay sinh tố công nghiệp cao cấp OSHIKA HD-05 SALE LỚN: BẾP TỪ CÔNG NGHIỆP AKITA JAPAN 5000W BẾP ĐIỆN TỪ ĐÔI ÂM SÀN YAMATO YMT368 NHẬT BẢN BẾP ÂM SÀN ĐIỆN TỪ KẾT HỢP HỒNG NGOẠI KTV KV-03 BẾP TỪ CÔNG NGHIỆP PARMAL  ITALY 8000W MẶT PHẲNG BẾP TỪ CÔNG NGHIỆP PARMAL ITALY 8000W MẶT LÕM
BÁN HÀNG TRỰC TUYẾN - GIAO HÀNG THU TIỀN TẬN NƠI TRÊN TOÀN QUỐC                                   UY TÍN, CHẤT LƯỢNG HÀNG ĐẦU - PHỤC VỤ TẬN TÌNH CHU ĐÁO                 BÁN HÀNG TRỰC TUYẾN - GIAO HÀNG THU TIỀN TẬN NƠI TRÊN TOÀN QUỐC
Diễn đàn » Chia sẻ kinh nghiệm hay » Cách dùng Mail merge trong Outlook
Email
 Đăng ký Quên mật khẩu
Mật khẩu
Nhớ mật khẩu
Người gửi Nội dung

  
Gửi lúc:

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu chuyên sâu về cách Merge thư trong Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 và các phiên bản cũ hơn.

Bất cứ khi nào bạn cần gửi email được cá nhân hóa cho nhiều người, sử dụng Mail Merge là một cách tiết kiệm thời gian nhất. Sau đây là một số cách để sử dụng Mail Merge

Mail Merge là gì?

Mail Merge là một quá trình tạo hàng loạt email phù hợp với từng người nhận bằng cách lấy dữ liệu từ Database, bảng tính hoặc tệp có cấu trúc khác.

Nhờ có mail merge, thay vì bạn phải ngồi điền tên từng người một, dữ liệu sẽ được tự động điền vào từng lá thư tương ứng với từng người nhận.

Về cơ bản, bạn chuẩn bị mẫu mail của mình thêm vào thông tin chi tiết của người nhận (chẳng hạn như tên, địa chỉ email, v.v.) từ tệp nguồn và chèn chúng vào email.

Cách sử dụng Mail merge trong Outlook

 

Nếu tất cả những người bạn muốn gửi thư đến đều đã có trong Danh bạ Outlook của bạn, bạn có thể thực hiện Mail merge trực tiếp từ Outlook. Thực hiện nhu sau.

Bước 1. Chọn danh bạ trong Outlook

Trước hết, bạn cần chọn địa chỉ liên hệ của của những người mà bạn muốn gửi mail tới. Đối với điều này, hãy chuyển sang Danh bạ Outlook của bạn (phím tắt CTRL + 3), chọn thư mục mong muốn trên ngăn bên trái, sau đó chọn những người bạn muốn gửi thư.

Ảnh bên dưới hiển thị các liên hệ Outlook được nhóm theo Category, với các liên hệ trong danh mục Business:

Ảnh 1

Bước 2. Mở Mail Merge trong Outlook

Với danh bạ đã chọn, bạn đi tới tab Home > Actions, và nhấn vào nút Mail Merge.

ảnh 2

Bước 3. Cài đặt Mail merge Trong Outlook

Trong hộp thoại Mail Merge Contacts, hãy chọn các tùy chọn phù hợp nhất với bạn

Mục Contacts::

  • All contacts in current view – chọn nếu bạn đã lọc chế độ xem của mình để chỉ hiển thị những người liên hệ cần gửi mail
  • Only selected contacts – chọn nếu bạn đã chọn các địa chỉ liên hệ mà bạn muốn gửi email đến.

Mục Fields to merge:

  • All contact fields – Chọn nếu bạn muốn sử dụng tất cả các trường liên hệ.
  • Contact fields in current view – Chọn nếu bạn đã cấu hình chế độ xem của mình để chỉ hiển thị các trường được đưa vào Merge.

Mục Document file:

  • New document – để tạo tệp tài liệu từ đầu.
  • Existing document – để tìm file dữ liệu bạn cần sử dụng để gửi mail.

Mục Contact data file,chọn hộp kiểm Permanent file nếu bạn muốn lưu các liên hệ và trường đã chọn để sử dụng trong tương lai. Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy sẽ được lưu trong tài liệu Word (* .doc)

Mục Merge options:

  • Ô Document type, chọn Form Letters.
  • Ô Merge to, Chọn Email.
  • Ô Message subject line, gõ bất kỳ Tiêu đề nào bạn muốn (bạn sẽ có thể chỉnh sửa nó sau).

Hình dưới là các cài đặt Merge mail của chúng tôi:

ảnh 4

Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK. Mail merge sẽ được mở trong Word.

Bước 4. Tạo thử gửi mail merge trong Word

Thông thường, Thư sẽ được mở trong Word với tab Mailings đang được chọn, sẵn sàng để bạn chọn dữ liệu thêm vào. Để thêm trường phối vào tài liệu, hãy sử dụng một trong các nút sau trong nhóm Write & Insert Fields:

ảnh 5

Thêm lời chào

Nhấn vào nút Greeting Line và chọn định dạng lời chào bạn muốn. 

Nhấn OK, và lời chào sẽ được thêm vào thư

a6

Nhập nội dung mail

Sau dòng lời chào, Bạn có thể viết nội dung email của bạn. Hãy nhớ thêm chữ ký vào cuối, vì chữ ký Outlook mặc định của bạn sẽ không được chèn.

Chèn các trường dữ liệu

Để chèn dữ liệu cá nhân của từng người vào mail, các bạn làm như sau:

  • Đặt con trỏ chính xác nơi bạn muốn chèn thông tin cụ thể.
  • Nhấn vào nút Insert Merge Field trên thanh ribbon.
  • Trong cửa sổ mở lên, hãy chọn một trường dữ liệu và nhấp vào Insert.
  • Sau khi chèn xong tất cả các trường, hãy đóng hộp thoại Insert Merge Field lại.

Ví dụ: Chúng tôi thêm một trường Tên và Số điện thoại:

a7

Khi tất cả hoàn tất, tài liệu đã hoàn thiện của bạn có thể trông giống như sau:\

a8

Bước 5. Xem trước kết quả Mail Merge

Trước khi gửi các thư, bạn nên xem trước kết quả để đảm bảo nội dung của mỗi email đều ổn. Để hoàn tất, hãy bấm vào nút Preview Results trên tab Maillings, sau đó sử dụng các nút mũi tên để xem tất cả các email

a9

Bước 6. Gửi email hàng loạt được cá nhân hóa

  • Trên tab Mailings, Nhấn vào Finish & Merge, và  chọn Send E-mail Messages….
  • a10
  • Trong hộp thoại Merge to E-mail, hãy xem lại các tùy chọn thư và nếu mọi thứ đều chính xác, hãy bấm OK để tạo Mail Merger.Review the message options and run the merge.Nhấp tiếp vào OK để gửi email đến thư mục Outbox. Việc gửi thư sẽ được thực hiện.

Cách dùng Mail Merge từ Word sử dụng danh bạ Outlook

Trong tình huống khi bạn đã có văn bản email của mình được viết bằng Word, bạn có thể bắt đầu quá trình Mail Merge từ đó. Kết quả cuối cùng sẽ giống hệt như khi bắt đầu từ Outlook.

Trong Word, Mail Merge có thể được thực hiện theo hai cách: bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard hoặc các tùy chọn tương đương trên thanh ribbon. Nếu bạn thực hiện Mail Merge lần đầu tiên, Sử dụng Mail Merge Wizard có thể sẽ dễ dàng cho bạn hơn, vì vậy chúng tôi sẽ sử dụng nó.

  • Trong Word, tạo một trang mới và nhập vào nội dung thư của bạn.
  • Mở Mail Merge Wizard bằng cách vào tab Mailings và nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizard.
  • a11
  • Bảng điều khiển Mail Merge sẽ mở ra ở bên phải tài liệu của bạn. Ở bước 1, bạn chọn loại tài liệu là E-mail messages, rồi bấm Next để tiếp tục.
  • a12
  • Ở bước 2, Chọn Use the current document rồi nhấn Next.
    Select the starting document for mail merge.
  • ở bước 3, bạn chọn người nhận bằng cách chọn danh bạ của Outlook bằng cách nhấn chọn dòng Select from Outlook contacts. Sau đó nhấn vào Choose Contacts Folder rồi chọn Thư mục Danh bạ, sau đó chọn danh bạ mail bạn muốn sử dụng.

Select recipients.
Chú ý: Để có thể sử dụng danh bạ Outlook để sử dụng Mail Merge từ Word, Outlook phải được đặt làm chương trình email mặc định của bạn.

  • Sau khi chọn thư mục Danh bạ, hộp thoại Mail Merge Recipients sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chọn những người mà bạn muốn gửi mail tới rồi nhấn OK
  • a12
  • Ở bước 4 của trình hướng dẫn, bạn viết tin nhắn và chèn các trường cần thiết vào nếu cần:
  • a13
  • Bước 5 cho phép bạn xem trước tất cả các email sẽ được gửi đi bằng cách nhấn vào nút mũi tên sang trái hoặc phải. Bạn có thể loại bỏ một số người nhận cụ thể bằng cách nhấn vào Edit recipient list.

Preview the emails that will go out.

  • Trong bước cuối cùng, bấm vào Electronic Mail, sau đó chọn các tùy chọn của thư gửi đi:
    • Trong mục To, chọn Email_Address.
    • Trong mục Subject line, nhập vào tiêu đề mail.
    • Trong mục Mail format, Chọn đinh dạng bạn muốn: HTML, plain text hoặc Attachment.
  • Nhấn OK để chạy Mail Merge.
    Configure the Message options and run the mail merge.

Cách thực hiện mail merge từ dữ liệu Excel

Bạn có thể sử dụng dữ liệu từ file excel để thêm vào Mail Merger trên Word. C ác bước sẽ giống hệt như trong ví dụ trên. Sự khác biệt duy nhất là bước 4 của Mail Merge Wizard. Tại đây, bạn chọn tùy chọn Use an existing list, sau đó tìm tệp Excel của bạn.

Outlook mail merge from Excel data source

Đối với ví dụ này, bảng Excel sau được sử dụng:

a14

Kết quả trả về sẽ như sau:

a15

Giời hạn thư gửi đi của Outlook Mail Merge

Trong Outlook không có giới hạn số người nhận. Tuy nhên trên, Office 365 và Outlook.com thì có.

Outlook 365

  • 10.000 người nhận mỗi ngày
  • 30 email mỗi phút

Bạn có thể tìm thêm thông tin tại đây Microsoft 365 receiving and sending limits.

Outlook.com

Đối với tài khoản miễn phí, các giới hạn khác nhau tùy thuộc vào lịch sử sử dụng.

Đối với người đăng ký Microsoft 365, các hạn chế là:

  • 5.000 người nhận hàng ngày
  • 1.000 người nhận hàng ngày (với người mà bạn chưa từng gửi email trước đây)

Đọc thêm thông tin tại đây Sending limits in Outlook.com.

Ngoài ra, giới hạn số lượng thư đi được đặt ra bởi các nhà cung cấp dịch vụ Internet và email để giảm thư rác và ngăn chặn tình trạng quá tải của các máy chủ email. Vì vậy, trước khi thực hiện phối thư, hãy nhớ kiểm tra với quản trị viên thư hoặc nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn xem bạn được phép gửi bao nhiêu email mỗi ngày và trong vòng một giờ. Nói chung, bạn sẽ không gặp phải bất kỳ sự cố nào miễn là bạn ở dưới 500 tin nhắn mỗi ngày.

Nguồn: blogcntt.com

Trích dẫn

Vui lòng đăng nhập để gửi phản hồi

Quần áo công nhân xây dựng đẹp - Chất liệu bền, giá rẻ nhất vuhung201216 gửi lúc 25-05-2023 14:39:13

THIẾT KẾ THI CÔNG KHÁCH SẠN 4 SAO TẠI NHA TRANG an ass9590 gửi lúc 23-05-2023 15:25:29

Kinh Nghiệm “Vàng” Trong Thiết Kế Xây Dựng Khách Sạn Nhà Nghỉ an ass9590 gửi lúc 23-05-2023 14:33:40

Biện pháp thi công khách sạn chuyên nghiệp an ass9590 gửi lúc 22-05-2023 21:18:06

Mẫu đồng phục Trường Quốc tế form chuẩn, siêu đẹp, nhiều màu sắc nhatminh121719 gửi lúc 22-05-2023 14:05:41

Những lưu ý trước khi thiết kế khách sạn mà bạn cần phải biết an ass9590 gửi lúc 21-05-2023 20:47:24

Các phong cách thiết kế khách sạn điển hình hiện nay an ass9590 gửi lúc 21-05-2023 16:38:22

Lợi ích của hồ sơ thiết kế nội thất khách sạn an ass9590 gửi lúc 21-05-2023 10:04:48

Mẫu đồng phục buồng phòng khách sạn đẹp chuyên nghiệp, màu sắc đa dạng Vuquyen22 gửi lúc 15-05-2023 13:18:57

Cách chơi đê chế hấp dẫn an ass9590 gửi lúc 14-05-2023 07:44:20

Đá gà online có dễ chơi hay không? an ass9590 gửi lúc 14-05-2023 06:59:39

Đăng ký tài khoản cf68.club dễ dàng an ass9590 gửi lúc 12-05-2023 21:04:18

Hướng dẫn tải game 68 cá cược cho thiết bị ios an ass9590 gửi lúc 11-05-2023 20:59:28

Giới thiệu trò chơi CF68 an ass9590 gửi lúc 10-05-2023 11:10:49

Cổng game CF68 có lừa đảo người chơi không? an ass9590 gửi lúc 07-05-2023 22:41:18

Các hình thức thanh toán game bài đổi thưởng tại CF68 an ass9590 gửi lúc 07-05-2023 19:45:49

Enjoy Gambling And Learn Techniques Fast gửi lúc 02-12-2022 13:34:09

Tại sao ô tô khó khởi động khi trời lạnh? trungnghia828282 gửi lúc 26-10-2022 07:35:14

Du xuân du lịch tâm linh đền Chúa Thác Bờ trungnghia828282 gửi lúc 16-02-2022 07:32:05

Spurs đang đến gần hơn gửi lúc 09-02-2022 11:29:08

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ THƯƠNG MẠI HÙNG DŨNG     

UY TÍN, CHẤT LƯỢNG HÀNG ĐẦU, PHỤC VỤ TẬN TÌNH CHU ĐÁO

BÁN HÀNG TRỰC TUYẾN - GIAO HÀNG THU TIỀN TẬN NƠI TRÊN TOÀN QUỐC

THỜI GIAN BÁN HÀNG TỪ  8H - 22H

VPGD: Số nhà 21 TT 27 Khu đô thị Văn Phú - Phường Phú La - Hà Đông - Hà Nội - Điện thoại: 04.858.942.95         

Chi nhánh: TM12 - Tầng 1 Tòa nhà Linh Tây Tower  - Phường Linh Tây - Quận Thủ Đức - Tp Hồ Chí Minh  

Liên hệ đặt mua hàng Mrs Hồng 0985501704

Tài khoản 21512000019104 tại ngân hàng BIDV chi nhánh Cầu Giấy Hà Nội, chủ tài khoản: Nguyễn Ngọc Toàn

     TOP 100 NHÀ BÁN LẺ ONLINE

    KHÁCH HÀNG BÌNH CHỌN CHẤT LƯỢNG VÀ GIÁ TỐT NHẤT